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Gestión Documental / Portales

Los sistemas de gestión documental (en inglés DMS, Document Management System) o los sistemas de gestión de contenidos de empresa (en ingles ECM, Enterprise Content Management) hacen referencia al conjunto de estrategias, métodos y herramientas usados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos empresariales. Este tipo de herramientas y estrategias permiten la gestión de la información no estructurada, donde sea que esta se encuentre. Ejemplos de este tipo de información son: documentos electrónicos, imágenes, correos electrónicos, videos, audio, documentos escaneados, páginas web, etc.

Hoy en día estos sistemas han evolucionado para convertirse en autenticas plataformas de colaboración donde se conecta a las personas (empleados, clientes, proveedores y partners), los procesos y la información. Ejemplos de herramientas que complementan a las propias de la gestión documental son: wikis, blogs, foros, etc. Habitualmente estos sistemas se usan como Portales tipo Intranets (interno a la empresa) o Extranets (entre la empresa y sus proveedores y/o clientes).
El Problema:
  • Alto volumen de documentación.
  • Gestión y tratamiento manual de la información documental. Desconocimiento información existente.
  • Información duplicada. Desconocimiento de la versión vigente.
  • Tiempo elevado para la localización de la información.
  • Baja seguridad en el acceso a la documentación.
  • Falta de integración de la documentación con mis procesos.
  • Incumplimiento de requisitos legales.

La Solución:

  • Un sistema central donde capturar y almacenar la información documental.
  • Un sistema central donde gestionar el acceso y poder compartir la información documental .
  • Un sistema central que permita integrar mis procesos de negocio (apoyados en herramientas tipo ERP o CRM) con mi información documental.
  • Un sistema que me permita buscar la información de una manera rápida y sencilla.

Itop Management Consulting es experto en Sharepoint

Dentro del abanico de fabricantes de software para la gestión documental o gestión de contenidos de empresa, uno de los líderes a nivel internacional es Microsoft con su producto Sharepoint. Microsoft es la primera empresa fabricante de software del mundo. 

Microsoft SharePoint es un conjunto integrado de funcionalidades de servidor que pueden ayudar a mejorar la eficacia de la empresa al proporcionar administración de contenido y búsqueda empresarial globales, acelerar los procesos empresariales compartidos y facilitar el uso compartido de la información sin barreras, a fin de obtener una mejor visión empresarial. SharePoint permite integrar tu intranet, extranet y aplicaciones Web de toda la empresa en una misma plataforma.

Características de Microsoft Sharepoint


Los beneficios generados por Microsoft Sharepoint son:

  • Soporte para la toma de decisiones, las buenas decisiones requieren de buena información.
  • Soporte legal, ya que es necesario documentar las acciones de la empresa.
  • Soporte para la información de tipo documental de manera centralizada, ya que la mayoría de los procesos de la empresa generan y gestionan documentos.
  • Eficiencia organizativa, los documentos no disponibles o ilocalizables cuestan dinero y tiempo.
  • Proporcionar una experiencia del usuario fácil, familiar y coherente.
  • Reducción del volumen y los costes del papel y almacenamiento, los documentos innecesarios representan costes innecesarios.

Para obtener más información sobre nuestra solución de Gestión Documental y Portales:

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